Klachtenregeling Dynamisch Bureau
Als Dynamisch Bureau doen we er alles aan onze coachees en opdrachtgevers tevreden te stellen en onze kwaliteit te borgen. We hopen niet dat het nodig is, maar voor het geval dat, vind je hieronder onze klachtenregeling.
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Artikel 1 Definities
In deze regeling wordt verstaan onder:
a. “DB”; Dynamisch Bureau B.V. Den Haag
b. “Klacht”; iedere uiting van ongenoegen over een gedraging, handeling of nalaten door (een medewerker van) DB;
d. “Medewerker”; een ieder die werkzaamheden verricht voor DB, ongeacht of hij in dienst is van DB of als zelfstandige ingehuurd. Een gedraging van een medewerker, werkzaam onder de verantwoordelijkheid van DB, wordt aangemerkt als een gedraging van DB.
Artikel 2 Klachtrecht
1. Iedere belanghebbende heeft het recht om over de wijze waarop DB zich in een bepaalde aangelegenheid tegen hem of een ander heeft gedragen, een klacht in te dienen bij DB.
Artikel 3 Behoorlijke behandeling
1. DB draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten over zijn gedragingen.
Hoofdstuk 2. De behandeling van klachten
Artikel 4 Indienen van een klacht
1. De klacht wordt per brief of per mail verzonden (info@dynamischbureau.nl) en bevat tenminste:
a. de naam en het adres van de indiener;
b. bij brief: de dagtekening;
c. een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht;
d. de medewerker(s) waarop het betrekking heeft.
2. DB kan besluiten om een schriftelijke klacht die niet aan het eerste lid voldoet niet te behandelen, mits de indiener de gelegenheid heeft gehad de klacht binnen een redelijke termijn aan te vullen.
Artikel 5 Interventie
1. Zodra DB naar tevredenheid van de klager aan diens klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot het verder toepassen van dit reglement.
2. Aan de klager wordt op verzoek schriftelijk medegedeeld dat DB ervan uit gaat dat de klacht naar tevredenheid is afgehandeld.
3. Indien de klager niet tevreden blijkt over deze afhandeling van zijn klacht zal deze alsnog volgens dit reglement worden behandeld.
Artikel 6 Ontvangstbevestiging
1. DB bevestigt de ontvangst van de klacht schriftelijk binnen 3 werkdagen.
2. Bij de ontvangstbevestiging wordt vermeld:
a. de afhandelingstermijn;
b. de verdere procedure;
c. de contactpersoon;
d. de mogelijkheid te worden gehoord of daarvan af te zien.
3. Wanneer direct duidelijk is dat een klacht niet voor DB bedoeld is, stuurt DB deze klacht onmiddellijk door naar de instantie die wel bevoegd is deze klacht te behandelen. DB informeert direct de indiener van de klacht hierover.
Artikel 7 Onpartijdige klachtenbehandelaar
De behandeling van de klacht geschiedt door een medewerker die niet bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft, betrokken is geweest.
1. DB is niet verplicht de klacht te behandelen indien zij betrekking heeft op een gedraging:
a. waarover reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van dit reglement is behandeld,
b. die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden.
2. DB is niet verplicht de klacht te behandelen indien het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is.
3. Wanneer het een feit betreft waarbij de melder bezwaar of beroep kan aantekenen bij of tegen een opdrachtgever van DB, kan DB de klacht niet in behandeling nemen. DB zal deze klacht dan doorsturen naar de verantwoordelijke organisatie.
4. Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de klacht schriftelijk in kennis gesteld.
Artikel 9 Toezendingsplicht beklaagde
Aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, wordt een afschrift van de klacht alsmede van de daarbij meegezonden stukken toegezonden.
Artikel 10 Hoorplicht
1. DB stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, in de gelegenheid te worden gehoord.
2. Van het horen van de klager kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is dan wel indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.
3. Van het horen wordt een verslag gemaakt.
4. Aan de klager wordt op verzoek een afschrift van het verslag toegezonden.
Artikel 11 Afhandelingstermijn
1. DB handelt de klacht af binnen zes weken na ontvangst.
2. DB kan de afhandeling voor ten hoogste vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft.
Artikel 12 Afhandeling
1. DB stelt de klager schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.
2. Tegen een besluit inzake de behandeling van een klacht over een gedraging van DB kan geen bezwaar of beroep worden ingesteld.
Hoofdstuk 3. Overige bepalingen
Artikel 13 Verantwoordingsinformatie
1. DB draagt zorg voor registratie van de bij hem ingediende klachten.